Conception et planification
Consultation et idéation : Aide à définir le concept, le thème et les objectifs de l’événement.
Élaboration du budget : Création d’un budget détaillé et suivi des dépenses.
Recherche et sélection des lieux : Trouver l’endroit idéal en fonction du type d’événement, du nombre d’invités et du budget.
Création du programme : Établissement du déroulement de l’événement, des horaires et des activités.
2. Logistique
Gestion des prestataires : Coordination des fournisseurs (traiteurs, photographes, animateurs, techniciens, etc.).
Logistique technique : Gestion du son, de l’éclairage, des scènes et des équipements audiovisuels.
Gestion des invitations et inscriptions : Création et envoi des invitations, suivi des réponses et gestion des listes de participants.
Transport et hébergement : Organisation des déplacements et des réservations d’hôtel pour les invités ou les conférenciers.
3. Marketing et communication
Création de l’identité visuelle : Conception de logos, de bannières et de supports graphiques pour l’événement.
Communication de l’événement : Création de messages percutants pour les réseaux sociaux, les newsletters et la presse.
Relations publiques : Gestion des relations avec les médias pour assurer une couverture médiatique.
4. Gestion le jour J
Coordination sur place : S’assurer que tout se déroule sans accroc le jour de l’événement.
Accueil et enregistrement : Gérer l’accueil des participants et leur enregistrement.
Gestion des imprévus : Réagir et résoudre rapidement les problèmes qui peuvent survenir.
5. Services post-événement
Bilan et évaluation : Analyser le succès de l’événement, recueillir des commentaires et évaluer les performances.
Rapports financiers : Préparer un rapport final sur les dépenses.